PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM

Keluhan mengenai penilaian kinerja sering sekali kita dengar dari karyawan yang mendapatkan penilaian kurang, hal ini menimbulkan kekecewaan dari karyawan dan biasanya berdampak pada menurunnya semangat kerja, sebagian dari mereka akan mengatakan “mengapa aku bekerja lebih giat? Toh nanti juga di nilai kurang”. Selain itu akan berdampak pula pada hubungan kerja (team work) “mengapa saya harus membantu orang lain, nanti dia yang mendapat penilaian baik” atau “seharusnya nilai saya lebih baik jika dibandingkan dengan dia, namun saya yang mendapatkan penilaian kurang” yang kadang-kadang dampak lebih jauhnya adalah hilangnya kepercayaan karyawan kepada atasan bahkan kepada perusahaan.

Konflik seperti di atas sering kita dengar dan mungkin juga kita rasakan, bisa jadi konflik tersebut bukanlah disengaja oleh atasan atau perusahaan, namun karena belum pahamnya atasan atau management terhadap solusi dari permasalahan ini.

Biasanya ada dua upaya yang dilakukan perusahaan, yaitu dengan menerapkan performance appraisal atau performance management. Lalu apa bedanya kedua hal tersebut?

TABEL PERBEDAAN PM VS PA

Jadi performance appraisal adalah salah satu bagian dari proses performance management. 

Definisi Performance Management

Jika diterjemahkan secara bebas, maka performance management adalah pengelolaan kinerja. Jadi hasil kerja karyawan dikelola dengan baik sejak awal, yaitu direncanakan, dikontrol dan dievaluasi sehingga hasil kerja karyawan bukanlah hal yang mengejutkan di akhir bulan atau di akhir periode.

Performance management adalah “Suatu kegiatan dimana organisasi mendapatkan informasi tentang seberapa baik seorang pegawai mengerjakan pekerjaannya” sehingga setiap karyawan akan terukur kualitas dan kuantitas hasil kerjanya.

Performance management merupakan proses yang terus menerus, bukan hanya satu kejadian saja, dimana para atasan memastikan bahwa aktifitas dan hasil akhir para pegawai berkesinambungan dengan tujuan/ target organisasi. Dengan demikian melalui performance management tujuan organisasi dapat dicapai.

Performance management merupakan sebuah system yang menghubungkan target kinerja individu dengan tujuan organisasi, artinya disini tujuan organisasi jangka panjang maupun jangka pendek sudah tersusun terlebih dahulu. Jika tujuan organisasi belum tersusun, maka yang terjadi adalah penyusunan performance management tanpa tujuan, hanya berdasarkan job description saja.

Performance management merupakan sebuah system yang memastikan pencapaian seluruh tujuan orgnisasi dan individu. Karena dalam performance management system ini sejak awal planningnya sudah in line dengan tujuan organisasi dan saat berjalannya selalu mendapatkan review atau evaluasi agar mencapai apa yang sudah ditentukan.

Performance management merupakan sebuah system yang membuat karyawan bertanggung jawab untuk memantau progress pencapaiannya secara regular. Atasan pun dapat melakukan pemantauan pencapaian team nya.

Performance management merupakan sebuah system yang berhubungan dengan system sumber daya manusia yang lainnya, misalnya promosi, rotasi, demosi, training, bonus, kenaikan gaji.

Tujuan Performance Management

“Sebagai alat untuk mencapai target / tujuan organisasi secara umum, dan tujuan / target individu secara khusus”

Manfaat Performance Management

* Kenaikan Gaji

* Menetapkan Besaran Bonus

* Dasar Promosi Jabatan

* Pelatihan dan Pengembangan diri

Siklus Performance Management

  A. Performance Planning

Pada siklus ini, ada dua hal penting yang menjadi kriteria penting dalam performance management, yaitu :

- Performance (KPI) 

- Competency (Soft Competency &/ Technical Competency). 

Semua kepala department dan karyawan bersama-sama membuat KPI (yang turun dari visi misi   organisasi). Sementara Competency sudah ditentukan dari HR.

1.      Cara membuat KPI

  

      KPI harus memenuhi prinsip SMART;

Specific       : Apa yang ingin di capai spesifik agar tidak melebar dan teratah

Measurable  : Apa yang ingin di capai terukur, sehingga jelas targetnya

Achievable  : Apa yang ingin di capai mungkin untuk di capai

Realistic      : Apa yang ingin di capai realistis, down to earth atau membumi

Timely         : Apa yang ingin di capai ditetapkan waktunya

 

Empat langkah membuat KPI :

-          TAHAP 1 :
Silahkan lihat Job Description/Job Profile

Tentukan KRA (area kinerja utama)

Tentukan Skala prioritas mana jobdes yang kontribusinya besar

Jadikan KPI

-          TAHAP 2 :

Tentukan ukuran keberhasilan dari setiap jobdes

Pertanyaan bantuan untuk membuat ukuran keberhasilan yaitu “Apa output dari setiap jobdes tersebut?”, lalu buatlah ukuran Keberhasilannya.

-          TAHAP 3 :

Ubah ukuran keberhasilan menjadi KPI

Ada 2 tipe KPI, yaitu GAS (ditambah, dikurangi) & REM (dikurangi, diturunkan)

 

-        TAHAP 4

Uraian detil KPI : Bobot, Rumus, Indikator Penilaian

a.     Tips menentukan bobot yaitu dari semua KPI yang sudah di buat, tentukan dahulu skala prioritasnya, kemudian beri bobot terbesar utk KPI prioritas utama, beberapa KPI bisa punya bobot sama, total bobot harus 100%.

b.    Tips membuat rumus yaitu : rumus mengambarkan perhitungan KPI, lakukan simulasi untuk memastikan rumus tidak salah, buat rumus sesimpel mungkin.

c.     Indikator penilaian bisa menggunakan sekala likert sangat kurang, kurang, cukup, baik, sangat baik atau kurang, cukup, baik.

No	KPI	Rumus	Bobot	Indikator Penilaian			Skor
				1 : Kurang	2 : Cukup	3 : Baik
1
2

2.    Cara Membuat Competency

-        Cara membuat soft competency sudah di bahas dalam tulisan di blok ini, sehingga tidak  akan di bahas lagi, silahkan lihat tulisan cara membuat soft competency.

-        Cara membuat technical competency, secara garis besarnya akan di jelaskan, namun secara detil tidak akan di bahas di sini, lain waktu akan ditulis di blok ini.

Silahkan ambil job des atau job profile perusahaan anda, kemudian silahkan lihat tugas utama jabatan tersebut dan aktifitasnya. Selanjutnya silahkan tentukan kemampuan teknis apa yang dibutuhkan jabatan tersebut untuk melakukan tugas utama atau aktifitas tersebut.

 

Untuk mendapatkan skor Performance Management, hitunglah nilai KPI dan competency, akan lebih baik jika di bobotkan. Skor akhir di beri keterangan sebagai berikut :

Range			Keterangan
1	-	1,66	Kurang
1,67	-	2,34	Cukup
2,37	-	3	Baik

      A.      Performance Appraisal

Performance appraisal merupakan salah satu proses dari performance management. Performance appraisal merupakan aktifitas penilaian atas hasil kerja, baik bulanan, kuartal, semester atau tahunan. Prosesnya biasanya dimulai dengan setiap karyawan mengisi pencapaiannya di kertas kerja KPI atau di KPI On Line. Kemudian bawahan menghadap atasan untuk meminta approval / persetujuan bahwa KPI yang di isi / di input sudah benar. Pada proses ini atasan wajib memeriksa dengan seksama kebenaran pencapaian bawahan, aktifitas ini adalah bentuk tanggung jawab atasan terhadap kinerja bawahan. Mungkin saja terjadi perbedaan pendapat mengenai hasil pencapaian bawahan, oleh sebab itu bawahan harus menyiapkan bukti pencapaiannya, begitu juga dengan atasan. Bukti ter valid yang akan di pakai sebagai data pencapaian KPI. Hasil akhir dari proses ini adalah ditandatanganinya atau di approval pencapaian KPI bawahan oleh atasan.

      B.      Performance Review

Performance review merupakan aktifitas review atasan kepada bawahan untuk mengevaluasi hasil kerja bawahan dengan tujuan meningkatkan performance bawahan. Bentuk review dapat berupa coaching atau counseling. Performance review biasanya dilakukan setelah performance appraisal. Yang direview adalah hasil pencapaian KPI baik pencapaian yang kurang atau pun pencapaian yang sudah bagus. Pencapaian kurang, mengapa kurang? Apa yang salah? Bagaimana agar pencapaian bisa menjadi lebih baik lagi? Butuh support apa? Butuh keterampilan apa? Hal ini harus digali sampai dalam. Kemudian ketika pencapaian bagus pun harus di review, mengapa bagus? Apakah targetnya salah? Apakah sudah bekerja keras? Apakah karena bekerja cerdas? Apakah karena factor keberuntungan? Ataukah ada kecurangan? Apakah sudah melakukan sesuai prosedur? Apakah memang kompetensinya bagus?. Hasil akhir dari proses ini adalah rekomendasi ataupun rencana kerja kedepan, termasuk butuh pengembangan apa?.

      C.      Performance Development

Performance development adalah salah satu siklus/aktifitas dari performance management dimana karyawan mendapatkan pengembangan dengan tujuan agar dapat mencapai target KPI. Sumber data pengembangan biasanya dari hasil performance review. Metode pengembangan bisa bermacam-macam sesuai dengan kebutuhan pengembangan, bisa training / workshop / on the job training dll. Sangat bagus jika hasil pengembangan dimonitor seberapa berhasilnya, misalnya dengan evaluasi level 1, level 2 sampai dengan level 5.

Hasil Akhir dari system ini adalah 9 box talent management.

 

Secara umum performance management sudah di jelaskan, namun jika masih ada yang perlu di diskusikan silahkan menghubungi saya diemail. Terimakasih semoga bermanfaat.