Membuat CBHRM tentu memakan waktu yang sangat panjang,
khususnya sampai pada pemahaman karyawan mengenai konsep ini (tentu bukan pemahaman
secara mendetil, setidaknya mereka mengenal dan memahami kompetensi yang
dipersyaratkan kepada mereka).
Banyak teori untuk membuat kompetensi, misalnya anda
bisa baca dari buku R. Palan terbitan PPM dengan judul “ Competency Management”. Atau anda dapat belajar dari
buku Spencer & Spencer. Namun untuk ulasan kali ini, saya akan mengulas
bagaimana cara membuat kompetensi sesuai dengan buku atau artikel yang pernah
saya baca dan sesuai dengan pengalaman saya. Kompetensi yang akan dibuat yaitu
Soft Competency dan Hard Competency.
1.
Soft
Competency
Soft competency adalah Kompetensi
yang dibutuhkan untuk mengelola diri sendiri dan orang lain untuk mencapai
kinerja yang baik. Soft Competency sendiri terbagi atas 2 jenis
kompetensi, yaitu Core Competency, Functional Competency dan Department
Competency.
- Core Competency (kompetensi inti)
Kompetensi inti ini adalah kompetensi yang
harus dimiliki oleh seluruh karyawan apapun levelnya, biasanya kompetensi ini
diturunkan dari visi, misi, budaya perusahaan atau hal-hal lain yang dianggap
penting untuk dimiliki oleh seluruh karyawan.
Contoh visi perusahaan adalah : Menjadi
perusahaan ritel nomer satu di Indonesia
Contoh misi perusahaan adalah : Memberikan
pelayanan terbaik kepada konsumen dan terus menerus melakukan inovasi disegala
bidang serta focus pada pekerjaan.
Contoh budaya perusahaan adalah : integrity,
Innovation dan customer focus.
Maka core competencynya adalah : customer
service orientation, integrity, innovation dan result orientation.
- Functional Competency (kompetensi fungsional)
Kompetensi fungsional ini adalah kompetensi
yang harus dimiliki oleh level jabatan tertentu di perusahaan. Misalnya level
manager, apa kompetensi yang dibutuhkan agar karyawan tersebut dapat
menjalankan fungsinya sebagai manager dengan baik, kemudian Staff, apa
kompetensi yang dibutuhkan agar karyawan tersebut dapat menjalankan fungsinya
sebagai staff dengan baik dan seterusnya.
Contoh : Level manager mempunyai fungsi
sebagai perencana, controlling dan mengembangkan bawahan dll.
Sehingga fungtional competencynya adalah
planning, controlling dan developing other.
- Department Competency (kompetensi departemen)
Kompetensi departemen ini adalah kompetensi
yang harus dimiliki department tertentu agar peran department tersebut menjadi
maksimal. Misalnya department marketing, kompetensi apa yang dibutuhkan
department marketing agar karyawan yang ada di dalam department tersebut dapat
berkinerja unggul.
Contoh aktifitas utama departemen marketing
adalah mengkomunikasikan kepentingan perusahaan kepada pihak tertentu. Maka
kompetensi yang sangat dibutuhkan department marketing adalah komunikasi. Namun
sebaliknya, kompetensi komunikasi ini tidak begitu penting untuk department
finance.
Setelah kompetensi ditentukan maka akan diperoleh list
kompetensi. Untuk core competensi tidak perlu terlalu banyak, sebaiknya tidak
lebih dari 4 dan tidak kurang dari 3. Untuk functional competency minimal 3 kompetensi dan maksimal 6
kompetensi. Sedangkan untuk Department competency minimal 1 kompetensi dan
maksimal 3 kompetensi. Jadi jika di simpulkan secara keseluruhan jumlah minimal
adalah 7 dan jumlah maksimal adalah 13. Jika ternyata hasil list kompetensi
terlalu banyak, yang harus dilakukan adalah tentukan skala prioritas.
Dalam pembuatan soft
competency sebaiknya melibatkan posisi-posisi kunci di semua bagian dalam
perusahaan, misalnya perwakilan level manager dari seluruh departement, sehingga
kompetensi ini sungguh-sungguh dimiliki bersama dan dijalankan bersama.
Setelah soft
competency ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah menentukan definisinya,
anda dapat membuat definisi sendiri atau anda dapat adaptasi dari kamus
kompetensi milik Spencer & Spencer atau dari Palan atau dari tokoh
kompetensi lainnya. Setelah definisi diperoleh, langkah selanjutnya menentukan
leveling dari soft competency yang sudah didapat, leveling kompetensi ini juga
dapat anda adaptasi dari kamus kompetensi milik Spencer & Spencer atau dari
Palan atau dari tokoh kompetensi lainnya dan bahkan andapun bisa membuat
sendiri sesuai dengan kondisi di perusahaan anda, atau lagi anda mau pakai cara
paling gampang, misalnya :
Level I :
Tidak tahu
Level II :
Tahu secara konsep
Level III :
Tahu secara praktek dan praktek
Level IV :
Mampu mengajarkan
Level V :
Mampu mengembangkan
2.
Hard Competency
Hard Kompetensi adalah kompetensi yang dibutuhkan untuk
menjalankan aktifitas pekerjaan sesuai dengan jabatannya masing-masing. Hard
competency di buat berdasarkan job des masing-masing jawabatan.
Misalnya jabatan recruitment staff, Jobdes nya adalah
memenuhi kebutuhan karyawan dst (sesuai isi jobdes) maka berdasarkan jobdes
tersebut hard competencynya adalah wawancara, kondak test psikologi,
interpretasi hasil test dst.
Karena jumlah
jabatan cukup banyak dan bervareasi, maka teknis pembuatan hard competency agar
lebih cepat dalam mengerjakannya, sebaiknya diawal pembuatan dilakukan workshop
kepada level managerial dan supervisornya, sehingga dari masing-masing
department dapat membuat hard competency jabatan yang ada di departementnya
masing-masing, kemudian tim hrd membantu memvalidasi kompetensi yang sudah
dibuat tersebut.
Setelah hard
competency ditentukan, maka langkah selanjutnya adalah menentukan definisinya.
Definisi ini dapat anda buat dari kamus bahasa Indonesia atau kamus bahasa
inggris, atau dari sumber lainnya atau dari definisi anda sendiri. Langkah
selanjutnya setelah dipeeroleh definisi, yaitu menentukan leveling dari hard
competency yang sudah ditentukan. Cara menentukan perilaku dalam leveling dapat
anda urai dari pekerjaan termudah sampai tersulit kemudian anda masukan kedalam
leveling atau anda mau pakai cara generic, misalnya :
Leveling kompetensi
wawancara dari pekerjaan termudah sampai tersulit
Definisi : kemampuan menggali informasi dari
interviewee sesuai dengan kebutuhan
informasi yang sudah ditentukan.
Level I :
Tidak mampu melakukan interview
Level II :
Mampu melakukan interview tradisional
Level III :
Mampu melakukan interview sesuai kebutuhan informasi yang diharapkan
Level IV :
Mampu melakukan interview base competency
Atau untuk
mempermudah leveling untuk semua competency di leveling secara generic,
misalnya :
Level I :
Tidak tahu
Level II :
Tahu secara konsep
Level III :
Tahu secara praktek dan praktek
Level IV :
Mampu mengajarkan
Level V :
Mampu mengembangkan
Jumlah hard
competency minimal 3 competency dan maksimal 10 competency, jika ternyata
jumlah competency lebih dari 10, maka pilihlah competency yang paling
memberikan kontribusi hasil terbesar pada pekerjaan.
Setelah semua hard
competency dan soft competency selesai di buat langkah selanjutnya adalah
membuat profiling competency.
