Interview adalah proses tatap muka secara langsung untuk berkomunikasi dan bertujuan untuk mendapatkan informasi. Metode yang digunakan adalah Interview berbasis kompetensi, dimana fokus dalam metode interview ini adalah pengungkapan kompetensi dengan menggunakan contoh-contoh prilaku yang ditampilkan pada masa lalu oleh individu.
Beberapa hal yang harus dipenuhi dalam Interview berbasis kompetensi :
* Dilakukan oleh lebih dari 1 interviewer untuk meningkatkan ketajaman penggalian data dan
menghindari subjektivitas yang tinggi.
* Menggunakan model kompetensi sebagai sistem skoring terstandar yang mengacu pada indikator-
indikator perilaku.
* Hasil penilaian akhir atas dasar consensus berdasarkan integrasi hasil interview.
B. PERSIAPAN PRA INTERVIEW.
Persiapan dalam proses interview dilakukan untuk mendapatkan hasil maksimal dalam mengungkapkan kompetensi dari kandidat. Beberapa langkah yg dilakukan adalah sebagai berikut :
I. Memahami job description
Tujuan melakukan analisa job description adalah untuk mendapatkan gambaran tentang aktvitas kerja dan tanggung jawab individu, gambaran tentang aktivitas kerja dan tanggung jawab individu dalam suatu pekerjaan/jabatan.
II. Persiapan ruangan.
- Interviewer harus memastikan bahwa selama proses interview ruangan benar-benar bebas dari gangguan.
- Hal yang tidak kalah penting untuk diperhatikan oleh interviewer adalah kenyamanan ruangan untuk memaksimalkan proses interview.
Tujuan interview berbasis kompetensi adalah mengungkapkan kompetensi dengan cara menggali contoh-contoh prilaku yang ditampilkan individu di masa lalu sesuai dengan kompetensi yang diharapkan. Untuk mengungkapkan contoh-contoh prilaku di masa lalu diperlukan beberapa tehnik dalam merancang pertanyaan-pertanyaan.
Menggunakan pertanyaan terbuka.
Pertanyaan terbuka adalah pertanyaan yang mendorong peserta assessment center untuk memberikan jawaban berupa pernyataan atau penjelasan sehingga dapat memberikan informasi yang lebih dalam dan mendetail. Dengan pertanyaan terbuka peserta didorong untuk bercerita tentang pengalamannya berkaitan dengan kompetensi yang akan digali.
- Pertanyaan terbuka biasanya diawali dengan pertanyaan seperti : ceritakan tentang…..?, uraikan pengalaman anda tentang…….?
- Contoh pertanyaan terbuka : “Ceritakan pengalaman anda ketika anda menjadi bagian dari suatu tim atau organisasi !” atau “uraikan pengalaman anda ketika anda sangat termotivasi untuk menyelesaikan suatu permasalahan / menyelesaikan suatu tugas / mencapai suatu target !”
Probing adalah pertanyaan yang digunakan untuk menggali lebih dalam informasi-informasi yang diberikan oleh kandidat. Probing hanya terfokus pada satu kompetensi untuk mendapatkan gambaran detailnya. Secara umum ada beberapa acuan yang biasa dipakai dalam melakukan Probing, acuan ini berupa pertanyaan-pertanyaan yang disingkat sebagai STAR dan FACT
- STAR adalah Situation (situasi), Task (tugas), Action (tindakan), Result (hasil)
- Situation :
bagaimana situasi yang anda hadapi saat itu? apa yang melatarbelakangi situasi tersebut?
- Task :
tugas apa yang harus anda lakukan saat itu ?
- Action :
apa yang anda lakukan saat itu? Bagaimana anda melakukannya ? langkah-langkah apa yang anda ambil ? melibatkan siapa saja tindakan yang anda lakukan?
- Result :
bisakah anda ceritakan hasil dari tindakan anda tersebut? Apa dampak dari tindakan
anda? Apa yang terjadi setelah anda melakukan tindakan tersebut?
- FACT adalah Feeling (perasaan), Action (tindakan), Contex (situasi/kondisi), Thinking (pemikiran).
- Feeling : apa yang anda rasakan saat itu?
- Action : apa yang anda lakukan saat itu? Tindakan apa yang anda lakukan ?
- Contex : ceritakan situasi saat itu? Kondisi apa yang anda hadapi saat itu ?
- Thinking : apa yang anda pikirkan tentang hal tersebut ? apa yang anda harapkan terjadi saat itu ?
Interviewer dapat melakukan kombinasi antara STAR FACT untuk mendapatkan informasi yang lebih mendetil tentang suatu kompetensi.
Berikut contoh satu kesatuan pertanyaan terbuka dan probing dalam mengungkapkan kompetensi:
 | ||
D. PELAKSANAAN INTERVIEW.
Setelah analisa job description dan merancang berbagai macam pertanyaan untuk menggali kompetensi yang akan diajukan dalam interview berbasis kompetensi, maka tahap selanjutnya adalah melaksanakan proses interview.
Dalam pelaksanaan interview telah disiapkan beberapa berkas untuk memudahkan proses interview, berkas-berkas tersebut adalah :
Panduan Wawancara (Interiew Guidance).
Panduan wawancara berisi tentang langkah-langkah urutan dalam melakukan Interview berbasis kompetensi. Di dalam panduan wawancara telah disiapkan daftar pertanyaan-pertanyaan untuk setiap kompetensi beserta indikator prilaku positif maupun negatif, daftar pertanyaan ini disusun untuk mambantu kerja assessor. Untuk pengembangan pertanyaan-pertanyaan selanjutnya diserahkan sepenuhnya pada kepada masing-masing assessor.
Kertas Kerja Assessor (Worksheet Assessor)
Kertas kerja assessor adalah lembar kerja yang digunakan untuk mencatat informasi-informasi prilaku atau pengalaman-pengalaman masa lalu yang berkaitan dengan kompetensi yang digali dari individu berdasarkan hasil wawancara. Informasi dan pengalaman ini dapat berupa perilaku positif maupun negatif. Catatan perilaku dalam kertas kerja assessor kemudian akan diklasifikasikan oleh assessor sebagai dasar untuk menentukan level indikator pada setiap dimensi kompetensi.
Kertas kerja assessor terdiri dari :
1. Nama kompetensi beserta kode kompetensi.
2. Catatan perilaku yang digunakan untuk mencatat informasi-informasi dan pengalaman-pengalaman peserta dalam rangka mengungkapkan perilaku dari suatu kompetensi.
3. Skala adalah merupakan range level maksimal dan minimal indikator kompetensi pada jabatan yang dimaksud.
4. Profisiensi : mencerminkan level indikator perilaku pada setiap dimensi kompetensi yang berguna bagi assessor untuk menentukan level indikator kompetensi peserta interview (assesse)
Model Kompetensi.
Model kompetensi adalah kumpulan kompetensi, kompetensi ini mengidentifikasi apa yang membuat seseorang mencapai efektivitas kerja. Setiap kompetensi dalam model kompetensi terdiri dari heading, description dan indicator mulai dari level lebih rendah ke tingkat lebih tinggi / kompleks.
Lembar Integrasi Assessor.
Lembar integrasi assessor adalah lembar membuat kesimpulan bersama untuk menentukan level setiap kompetensi dari individu. Setiap assessor memiliki catatan prilaku dan penilaian tersendiri terhadap level kompetensi individu, diakhir interview seluruh assessor yang terlibat dalam proses penilaian melakukan integrasi data. Dalam proses integrasi setiap assessor mengemukakan argumen dan dasar penilaiannya, hasil akhir dari proses ini adalah kesepakatan bersama tentang level kompetensi individu.
Tugas pokok seorang interviewer dalam interview berbasis kompetensi adalah :
1. Observasi.
Melakukan pengamatan dan memperhatikan perilaku (apa yang dipikirkan, dikatakan, dirasakan) peserta ketika menjalani aktivitas-aktivitas dalam proses interview.
2. Pencatatan.
Membuat catatan tertulis mengenai perilaku individu secara verbatim pada waktu kejadiannya untuk dianalisis kemudian. Perilaku dalam hal ini meliputi tindakan dan perkataan yang telah dilakukan di masa lalu, yang berfungsi sebagai bukti-bukti kinerja dan kemampuan individu / assesse
3. Klasifikasi.
Menggolongkan perilaku yang teramati dan tercatat kedalam berbagai dimensi kompetensi dalam model kompetensi.
4. Evaluasi.
menentukan level dimensi kompetensi berdasarkan bukti-bukti yang telah terhimpun.
Dalam interview berbasis kompetensi seringkali muncul hambatan-hamabatan yang harus diperhatikan oleh interviewer agar pencatatan prilaku tetap valid. Berikut beberapa hal diantaranya :
- Efek kesan pertama (Hallo effect).
Kesan pertama yang cukup kuat terhadap peserta akan membuat kesan yang terbentuk pada saat-saat berikutnya menjadi kurang berarti.
- Keterampilan berbicara.
Seorang peserta yang pintar berbicara dapat menimbulkan bias terhadap penilaian kompetensi individu yang bersangkutan. Dalam hal ini interviewer harus memperhatikan isi dan konteks yang dibicarakan oleh individu yang bersangkutan.
- Sentimen (suka/tidak suka).
Perasaan suka tidak suka dari interviewer terhadap individu dapat terjadi karena adanya keserupaan / kesamaan antara interviewer dengan individu yang di interview seperti dalam hal : pendidikan, minat, gaya komunikasi, daerah asal. Selain kemiripan, pola pikir interviewer dapat mempengaruhi kesan terhadap individu yang diinterview. Pola pikir akan membentuk kategori tertentu mengenai orang-orang yang diamati, melabelinya, dan menempatkan karakteristik tertentu pada individu. Contoh : Y berbadan kurus, orang kurus biasanya kurang memiliki kekuatan fisik, maka Y kurang mampu untuk menyelesaikan tugas-tugasnya selama ini karena sangat berkaitan dengan kekuatan fisik.
- Menurunnya konsentrasi.
Mendengarkan dan melakukan pencatatan selama beberapa jam bukanlah hal yang mudah, seringkali interviewer secara sadar maupun tidak sadar mengalami “kelelahan” sehingga pencatatan prilaku seringkali tidak objektif dan bersifat terburu-buru. Interviewer harus menyadari keadaan seperti ini dan mengambil waktu istirahat sejenak untuk mengurangi kepenatan.
E. MODEL KOMPETENSI
Berikut kompetensi model yang akan digali melalui interview berbasis kompetensi :
Orientasi pelayanan konsumen
Orientasi pelayanan konsumen memfokuskan kepada upaya untuk mengetahui dan menemukan kebutuhan konsumen, serta upaya menunjukkan keinginan memenuhinya. Termasuk menambah dan mengembangkan kepercayaan di semua level dalam suatu kesatuan/ sistem atau organisasi. Konsumen yang dimaksud tidak terbatas pada internal atau eksternal organisasi, rekan kerja, atasan, anggota-anggota komunitas, atau setiap orang yang memerlukan bantuan.
Kepercayaan diri
Keyakinan dalam diri seseorang akan kemampuan diri, dalam menyelesaikan sebuah tugas, dengan memiliki pendekatan yang efektif dalam menyelesaikan tugas ataupun memecahkan masalah. Termasuk keyakinan akan kemampuan diri dalam menghadapi perubahan yang begitu cepat dan menantang, dan keyakinan diri dalam membuat keputusan dan opini-opini serta kemampuan meyakinkan orang lain.
Kepemimpinan tim
Kepemimpinan tim memfokuskan pada penciptaan tim yang saling bekerja sama dan memiliki komitmen untuk mencapai tujuan tim/organisasi. Kepemimpinan tim yang efektif memastikan perkembangan sebuah lingkungan/ suasana dimana pengalaman, berbagai pandangan dari seluruh anggota tim dihargai, didukung/ didorong dan membangkitkan semangat antusias.
Fleksibilitas/ Adaptabilitas
Kecakapan untuk menyesuaikan dan bekerja efektif di dalam berbagai macam situasi, dengan berbagai macam individu atau kelompok. Flexibilitas/ adaptabilitas memerlukan pemahaman, menghargai perbedaan dan pertentangan pandangan terhadap sebuah isu/ permasalahan, menyesuaikan suatu pendekatan yang diperlukan sebagai persyaratan pada sebuah perubahan situasi, dan mengubah atau mudah menerima sebuah perubahan dalam organisasinya atau persyaratan jabatannya.
Inovasi untuk kemajuan lebih baik
Menggunakan sebuah pendekatan baru maupun unik untuk mengetahui bagaimana pekerjaan dilakukan dan mengupayakan proses perubahan secara terus menerus dan tetap berkualitas.
Analisa dan penyelesaian masalah
Kompetensi yang mendiskripsikan pemahaman bagian-bagian sebuah situasi/ masalah dengan mengurai bagian-bagiannya menjadi bagian-bagian yang lebih kecil, atau menelusuri pengaruh sebuah situasi di dalam sebuah langkah tahap demi tahap. Termasuk menyusun/ mengorganisir bagian-bagian sebuah masalah/ situasi ke dalam sebuah langkah yang sistematis, membuat perbandingan sistematis dari perbedaan hal-hal atau aspek-aspeknya dan menetapkan prioritasnya.
Kerjasama tim
Kerja sama tim menyatakan maksud bekerjasama dengan orang lain, menjadi bagian dari sebuah tim, untuk saling bekerjasama, sebagai kebalikan bekerja terpisah atau penuh persaingan. Kerjasama tim yang efektif ketika masing-masing anggota sebuah kelompok tim menjalankan fungsinya dalam tim, biasanya pada posisi dimana pribadi bukan sebagai pemimpin. “Tim” secara luas didefinisikan sebagai berbagai tugas atau proses-proses yang berorientasi pada sekelompok individu.
Pengembangan bawahan
Pengembangan bawahan meliputi sebuah perhatian aktif di dalam pembelajaran yang terus-menerus atau pengembangan orang lain. Memfokuskan pada sebuah sasaran pengembangan dan fokus pada hasil, lebih dari sekedar sebuah peran formal atas pelatihan. Hal ini membutuhkan sasaran yang jelas untuk mengembangkan orang lain dengan berbagai pengajaran atau usaha dan hal ini tidak terbatas pada pengiriman orang secara rutin ke program-program pelatihan formal.
Orientasi p ada hasil kerja
Orientasi pada hasil kerja adalah sebuah konsentrasi/ perhatian dan tanggung jawab seseorang pada pencapaian berbagai hasil atau melebihi standar terbaik. Termasuk proses menentukan berbagai sasaran yang terukur, menerapkan perubahan dan memeriksa kembali untuk menetapkan dampak terhadap usaha-usaha yang dilakukan. Standar dapat berupa performance/ kinerja pada masa lalu, hasil sebuah pengukuran objective, performance orang/ organisasi lain, sasaran-sasaran yang bersifat menantang, dan apa saja yang telah dikerjakan oleh setiap orang (sebuah inovasi). Termasuk sebuah prestasi yang unik yang mengindikasikan orientasi pada berbagai hasil.
Integritas dan kredibilitas pribadi*
Kondisi pribadi yang mempunyai prinsip moral dan etika kerja yang kuat; kebenaran moral dan etika kerja. Pribadi yang utuh dan tidak terbagi, memiliki kesatuan internal, terpadu dari seluruh bagian-bagian yang berlainan pada dirinya bekerja dengan baik dan berfungsi sesuai rancangan. Hal ini mengenai keutuhan dan keefektifan sebagai pribadi. Pribadi autentik atau memiliki integritas yang tinggi adalah pribadi yang terpercaya (kredibel) dan dapat diandalkan.
Orientasi pada strategi
Orientasi pada strategi mengacu pada integrasi pengetahuan dari pendidikan lebih tinggi dengan sebuah pemahaman atas visi jangka panjang bisnis atau perusahaan (kesatuan atau sistem), untuk memfokuskan terhadap aktifitas-aktifitas sekarang pada apa yang penting untuk mencapai sasaran-sasaran strategik, dan mengurangi/ menekan aktifitas yang tidak mempunyai nilai tambah.
Kepemimpinan perubahan
Kecakapan untuk menyampaikan pesan perubahan melalui perkataan-perkataan ataupun perbuatan-perbuatan dan memotivasi orang lain untuk berubah. Kepemimpinan perubahan adalah kecakapan dalam memperlihatkan perilaku dari penyampaian dan dukungan terhadap sistem visi serta sistem strategi secara aktif untuk mengambil tindakan dramatis guna menguatkan cara-cara pemikiran baru.
Kedisiplinan
Mencerminkan sebuah tindakan yang didasari untuk menekan ketidakteraturan/ ketidakdisiplinan di dalam lingkup/ lingkungan kerja. Tindakan ini dinyatakan dalam bentuk pengawasan dan pengecekan kerja atau informasi, peran-peran serta fungsi-fungsi, dan lain sebagainya yang menuntut kejelasan.
ILUSTRASI PELAKSANAAN INTERVIEW
1. Menjelaskan tujuan Interview.
Ketua tim interviewer menjelaskan bahwa tujuan interview untuk menggali potensi dan kompetensi peserta assessment untuk tujuan promosi atau untuk proses development.
2. Mengajukan pertanyaan.
Interviewer mengajukan pertanyaan untuk menggali kompetensi peserta. Telah disiapkan contoh pertanyaan-pertanyaan untuk tiap-tiap kompetensi (lihat tabel item pertanyaan). Pertanyaan-pertanyaan yang telah disiapkan dapat dikaitkan dengan situasi kerja, pengalaman berorganisasi atau pengalaman dalam bermasyarakat, disesuaikan dengan tujuan interview dan latar belakang peserta interview (contoh : Peserta adalah lulusan S1 tanpa pengalaman kerja, maka pertanyaan dapat dikaitkan dengan pengalaman organisasi atau pengalaman dalam masyarakat.)
contoh item pertanyaan :
 | |
Setelah mengajukan pertanyaan, interviewer melakukan pencatatan perilaku masa lalu yang diungkapkan oleh individu. Seringkali peserta interview mengungkapakan prilaku atau pengalamannya terlalu cepat. Untuk memudahkan interviewer melakukan pencatatan perilaku, dalam item pertanyaan telah disiapkan contoh-contoh perilaku positif dan negatif, interviewer dapat menyimpulkan pengalaman yang diungkapkan oleh individu kedalam contoh-contoh perilaku tersebut. Namun tidak menutup kemungkinan munculnya contoh perilaku peserta yang tidak ada dalam daftar contoh perilaku tersebut, assessor bebas untuk menambahkan dalam catatan prilaku.
4. Memberikan penilaian berdasarkan model kompetensi.
Berdasarkan informasi-informasi tentang perilaku yang telah diungkap, interviewer memberikan penilaian tentang level kompetensi individu. Penilaian berdasarkan pada model kompetensi yang telah ada.
Contoh :(Catatan Prilaku)
 | |
Hasil catatan perilaku kemudian dibandingkan dengan indikator perilaku yang terdapat dalam model kompetensi yang telah ada. Dalam contoh diatas level kompetensi individu yang bersangkutan adalah level 1.
5. Integrasi.
Proses terakhir dari interview berbasis kompetensi adalah proses integrasi, dalam tahap integrasi seluruh interviewer menyampaikan hasil penilaiannya, bila terjadi perbedaan dalam penentuan level kompetensi maka setiap interviewer dapat saling memberikan argumen hingga tercapai kesepakatan bersama (konsensus) tentang penentuan level kompetensi individu yang bersangkutan.
Hasil kesepakatan kemudian dimasukkan kedalam tabel Integrasi.
Setelah proses integrasi untuk setiap individu peserta interview selesai, seluruh data dan berkas-berkas diserahkan kepada penanggung jawab assessment untuk kemudian dilanjutkan kepada staff departemen Planning & Development untuk diolah hingga muncul hasil akhir berupa laporan interview dan rekomandasi.
