Daftar Isi
Daftar Isi- A. ASSESSMENT CENTER
2. Tujuan Assessment Center
3. Kriteria Assessment Center
- B. METODE ASSESSMENT CENTER
2. In-Tray
3. Uji Kompetensi
4. Psikometri
5. Group Discussion
6. Presentation
7. Interview Based Competency
- C. IMPLEMENTASI Assessment Center
2. Introduce & Pemberitahuan Info Peserta assessment
3. Uji Kompetensi Personil Toko
4. Case Analysis
5. In-Tray
6. Psikometri
6. Group Discussion
7. ORCE (Observation, Record, Classification, and Evaluation)
8. Presentation
9. Interview Based Competency
- D. PENGOLAHAN DATA
Lampiran
- Kertas kerja In-tray/Case Analysis
- In-tray
- Case Analysis
- Worksheet Assessor
- Lembar Diskusi Kelompok
- Lembar jawaban tes MSDT
- Lembar jawaban tes Papikostik
- Guidance Interview
A. ASSESSMENT CENTER
1. Pengertian Assessment Center
Assessment Center merupakan metode berbasis kompetensi yang digunakan untuk mengukur dan mengevaluasi perilaku dengan menggunakan multimethod, multipleassessor/observer, multiple criteria, multiple input atau sumber, multiple peserta dan multiple instrument.
2. Tujuan Assessment Center
Adapun manfaat yang dapat digunakan dari hasil Assessment Center antara lain :
- Mengidentifikasikan kader-kader pemimpin.
- Mengidentifikasikan kebutuhan pengembangan karyawan.
- Memperoleh suatu kriteria yang jelas untuk suatu jabatan tertentu.
- Sebagai sarana untuk mengambil keputusan yang berkaitan dengan SDM, seperti rekruitment, promosi, mutasi dan pengembangan karir karyawan.
Beberapa karakteristik yang harus terpenuhi dalam Assessment Center sebagai berikut :
a) Assessment Center dirancang berdasarkan kompetensi
b) Menggunakan berbagai tehnik atau multimethod, multipleassessor/observer, multiple criteria, multiple input atau sumber, multiple peserta dan multiple instrument untuk mengungkap Kompetensi yang menjadi persyaratan untuk menduduki suatu jabatan tertentu.
c) Melakukan ORCE (Observation, Record, Classification and Evaluation) atau observasi, merekam/mencatat, pengelompokan dan penilaian dari group discussion, presentation dan interview, dengan mencatat perilaku yang tampak dari peserta.
d) Melakukan pengolahan/integrasi data berdasarkan keseluruhan informasi yang diperoleh dari berbagai metode.
B. METODE ASSESSMENT CENTER
Dalam Assessment Center, ada beberapa metode yang digunakan, yaitu latihan simulasi, Psikometri dan Interview. Latihan simulasi terdiri dari : Case Analysis, In-Tray, Group Discussion, dan Presentation, sedangkan untuk Psikometri menggunakan alat tes MSDT dan Papikostik, serta Interview berbasis kompetensi untuk memperoleh informasi yang mendalam dari peserta.
1. Case Analysis
Case analysis merupakan suatu kegiatan analisa yang diberikan kepada peserta mengenai suatu kasus atau permasalahan yang dihadapi dan diminta untuk mencari solusi penyelesaiannya. Case analysis yang digunakan oleh Assessment Center, merepresentasikan permasalahan-permasalahan yang terjadi di tempat kerja, seperti : permasalahan prosedur kerja, customer, kompetitor, dll.
2. In-Tray
In-Tray merupakan simulasi dari situasi nyata yang dihadapi peserta dalam menjalankan tugas sehari-hari. Bentuk dari simulasi ini adalah kumpulan memo atau dokumen kerja yang harus direspon oleh peserta. Peserta diminta mencermati setiap memo dalam In-tray untuk mengidentifikasikan permasalahan dan hubungan antar memo, kemudian peserta diminta untuk menyimpulkan permasalahan secara keseluruhan, dan merencanakan alur tindakan untuk mengatasi permasalahan tersebut.
3. Group Discussion
Group Discussion/diskusi kelompok merupakan suatu kegiatan, dimana para peserta diminta untuk membahas suatu masalah bersama-sama sehingga tercapai suatu konsesus atau kesepakatan. Tahap pertama dalam pelaksanaan diskusi kelompok, dimulai dengan Assesor memberikan permasalahan untuk dianalisa oleh peserta secara pribadi, kemudian hasil analisa pribadi dibahas dalam forum untuk mencapai kesepakatan bersama. Waktu yang dibutuhkan dalam group discussion kurang lebih 45-60 menit.
4. Presentation
Pada sesi presentasi, peserta diminta menyampaikan hasil analisa kasus/Case Analysis dan atau In-Tray. Presentasi dilakukan untuk melihat pemahaman peserta terhadap permasalahan yang dihadapi serta rencana tindakan penyelesaiannya. Aktivitas presentasi yang dilakukan oleh peserta melalui kertas kerja ataupun transparansi OHP berlangsung selama 15-20 menit. Ketika peserta menyampampaikan analisanya, Assessor mencatat dan mengobservasi hal-hal yang dianggap penting selama presentasi dan interview.
5. Psikometri
Personality test adalah suatu tes/instrument untuk mengukur/melihat gaya kepemimpinan, tipe kepribadian, tingkat kecerdasan emosi, minat utnuk berprestasi dll. Intsrument yang digunakan untuk mengukur hal tersebut menggunakan MSDT dan Papikostik dll.
Personality test digunakan untuk memperoleh informasi tambahan yang kemudian diintegrasikan dengan informasi-informasi dari latihan-latihan simulasi sebagai sumber utama dalam Assessment Center. Test atau inventori yang akan digunakan pada sesi integrasi haruslah relevan dengan satu atau lebih dimensi kompetensi yang menjadi “sasaran”.
7. Interview Based Competency
Interview Based Competency merupakan suatu teknik wawancara terstruktur yang dapat digunakan untuk menggali informasi detail dan mendalam dengan mendeskripsikan tindakan-tindakan masa lampau (Behavioral Event Interview) dalam hal pekerjaan, situasi, pikiran-pikiran dan perasaannya saat itu, sehingga dapat diprediksikan mengenai perilaku yang akan datang sebagai “kunci” keberhasilan seseorang.
Ada beberapa hal yang harus dipenuhi dalam Assessment Center dalam menjalankan Behavioral Event Interview, yaitu :
(a) Interview harus dilakukan oleh 2 orang atau lebih. Hal ini dimaksudkan untuk meningkatkan ketajaman dan mengurangi resiko subjektifitas, karena dalam pengukuran suatu kompetensi yang dibutuhkan adalah objektifitas penilaian.
(b) Menggunakan kompetensi model sebagai sistem skoring terstandard dengan mengacu pada indikator-indikator perilaku.
(c) Integrasi data, yang merupakan penggabungan penilaian-penilaian secaara kuantitatif melalui skoring dari setiap indikator-indikator perilaku yang muncul dan mewakili kompetensi seseorang.
Beberapa tehnik interview yang dapat digunakan untuk menggali kemampuan seseorang sehingga diperoleh informasi yang detail, yaitu :
(a) Teknik STAR.
S = Situation (Situasi)
contoh pertanyaan : -Bagaimana situasi yang anda hadapi saat itu?
-Apa yang melatarbelakangi situasi tersebut?
T = Task (Tugas)
Contoh Pertanyaan : - Tugas apa yang anda lakukan saat itu?
A = Action (Tindakan)
Contoh pertanyaan : -Apa yang anda lakukan saat itu?, - Bagaimana anda
melakukannya?, -Langkah-langkah apa yang anda ambil?,
-Siapa yang terlibat saat itu?
R = Resoult (Hasil)
Cantoh Pertanyaan : - Ceritakan hasil dari tindakan anda tersebut?
(b) Teknik FACT
F = Feeling
Contoh Pertanyaan : -Apa yang anda rasakan saat itu?
A = Action
Contoh pertanyaan : - Apa yang anda lakukan saat itu?, - Tindakan apa yang anda ambil?,
- Bagaimana anda melakukannya?
C = Context
Contoh Pertanyaan : - Ceritakan situasi saat itu?,
- kondisi apa yang anda hadapi saat itu?
T = Thinking
Contoh Pertanyaan : - Apa yang anda pikirkan saat itu?, -Apa yang anda harapkan terjadi saat
itu?
C. IMPLEMENTASI ASSESSMENT CENTER
Berikut ini time schedule dan tata cara pelaksanaan untuk menjalankan proses assessment :
Time Schedule Assessment Center :
- 08.00-08.30 => Persiapan Ruangan dan alat test
- 08.30-08.40 => Intruduce
- 08.40-09.30 => Penyajian Case Analysis dan In-Tray
- 09.40-10.45 => Psikotest (DISC dan M.BTI)
- 10.45-11.10 => Penyajian Group Discussion
- 11.10- 11.45 => Group Discussion dan ORCE (Observation, Recording, Classification and Evalution)
- 11.45-12.00 => Integrasi data sementara
- 12.00-13.00 => Rehat
- 13.00-Selesai => Presentasi dan Interview
- Integrasi Data Akhir
1. Persiapan Alat Tes dan Ruangan
Sebelum pelaksanaan assessment, assessor mempersiapkan alat-alat yang akan digunakan selama prosess berlangsung, yaitu :
a) Kertas kerja In-Tray/Case Analysis
b) In-Tray (MD, AKT, KTJ, AC)
c) Lembar Jawaban dan Buku Soal Psikotes (DISC & M. BTI)
d) Lembaran diskusi kelompok
e) Worksheet Assesor
f) Guidance Interview
2. Introduce & Pemberitahuan Info Peserta Assessment
Tahap awal pelaksanaan proses assessment dimulai dengan introduce/pembukaan awal dan pemberitahuaan info kepada peserta assessment. Berikut ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pemberitahuan info ke peserta assessment :
a. Salam pembukaan. Mengucapkan salam disesuaikan dengan situasi dan kondisi.
b. Tujuan. Assessor menjelaskan tujuan dari assessment untuk para peserta dan kegunaan untuk organisasi atau perusahaan
c. Perkenalan Staff. Assesor melakukan perkenalan diri dan assessor yang terlibat dalam proses assessment.
d. Materi. Materi apa saja yang akan diberikan pada peserta selama proses assessment.
e. Hasil. Ditujukan kepada siapa hasil assessment dan seberapa lama dapat digunakan.
Contoh Introduce :
- Selamat pagi....
- Terima kasih bapak-bapak / ibu-ibu sudah menghadiri undangan dari Team Assessment Career untuk prosess assessment hari ini. Selama prosess assessment, Anda akan ditemani oleh saya (menyebutkan nama...), dan rekan saya (memperkenalkan nama rekan kerja). Tujuan assessment ini yaitu salah satunya promosi jabatan (serta menjelaskan tujuan assessment kalau masih ada info yang diperlukan). Baiklah untuk prosess assessment ini Anda akan mengikuti beberapa tahap, yaitu : yang pertama ada case analysis/Intray psikotest yang terdiri dari dua tes yaitu tes M.BTI dan DISC, setelah itu kita adakan diskusi kelompok (disesuaikan dengan jumlah peserta) dan terakhir ada interview dengan Team Assessment Career. Sedangkan untuk hasil assessment ini akan kami kirimkan dalam waktu 1-2 hari setelah proses dilaksanakan kepada atasan anda.
- Sampai disini ada pertanyaan... (diam sebentar menunggu peserta ada yang bertanya atau tidak).
- Silakan salah satu dari Anda untuk memimpin doa (mempersilakan peserta memimpin doa)
- Anda akan memperoleh no urut yang akan digunakan selama proses asessemnt berlangsung.. (assesor memberi nomor urut tes kepada asese). Exp : No Peserta/Ass. Jabatan Target/Tgl-Bln-Thn
3. Case Analysis
Case Analysis
- Pastikan semua identitas assesse sudah terisi semua.
- Intruksi : Anda sudah dibagikan selembar kertas. Didalam kertas tsb terdapat 3 kolom, yaitu : kolom A: Identifikasi permasalah dan hubungan antar item. Untuk kolom ini (kolom A) Anda diminta menulis segala permasalahan yang berhubungan dengan pekerjaan Anda saat ini/jabatan Anda saat ini. Didalam kolom A tsb terdapat 10 nomor, jika permasalah yang Anda temukan lebih dari 10, Anda bisa menulis dibalik lembar kertas. Untuk pengisian kolom A apakah ada pertanyaan? (diam sejenak menungu pertanyaan).
Kolom B : Permasalahan secara keseluruhan. Untuk kolom B Anda diminta untuk menganalisa dan mencari akar permasalah/penyebab utama dari permasalahan-permasalahan yang ada di kolom A diatas. Untuk pengisian kolom B apakah ada pertanyaan? (diam sejenak menungu pertanyaan).
Kolom C : Alur tindakan Penyelesaian. Untuk kolom C ini Anda diminta untuk bermain peran sebagai atasan Anda (sebagai target yang Anda tuju sekarang) dalam penyelesaian masalah tersebut.Untuk pengisian kolom C apakah ada pertanyaan? (diam sejenak menungu pertanyaan). Untuk pengerjaan Case Analysis ini selama 60 menit. Jika tidak ada pertanyaan anda bisa mulai dari sekarang.
4. In-Tray (U/ Dept Operasional)
Intruksi : Anda sudah dibagikan selembar kertas kerja dan satu paket intray. Saat ini Anda adalah sebagai seorang karyawan (disesuaikan dengan jabatan target). Pada hari pertama anda kerja , anda dihadapkan setumpuk memo dimeja anda. Tugas Anda :
- Baca intray/kartu-kartu/memo-memo tsb kemudian Anda diminta untuk memprioritaskan permasalahan-permasalahan yang harus Anda dahulukan. Permasalahan-permasalahan yang Anda temukan bisa Anda tulis dikolom A kertas kerja. Tapi bukan berarti setiap kartu mempunyai 1 masalah.Untuk pengisian kolom A apakah ada pertanyaan? (diam sejenak menungu pertanyaan)
- Untuk kolom B Anda diminta untuk menganalisa permasalahan-permasalahan tersebut, dan mencari akar permasalahan dari masalah-masalah dari kolom A.Untuk pengisian kolom B apakah ada pertanyaan? (diam sejenak menungu pertanyaan)
- Untuk kolom C Anda diminta untuk mengambil tindakan terhadap permasalahan yang sudah anda temukan. Untuk kolom C ini Anda diminta untuk bermain peran sebagai atasn Anda (sebagai target yang Anda tuju sekarang) dalam penyelesaian masalah tersebut. Untuk pengisian kolom C apakah ada pertanyaan? (diam sejenak menungu pertanyaan)
Untuk pengerjaan In-Tray, menggunakan lembar kertas transparansi. Hal ini digunakan untuk mempermudah peserta dalam presentasi dihadapan panelis.
5. Personality Test
Personality test adalah suatu tes/instrument untuk mengukur/melihat gaya kepemimpinan, tipe kepribadian, tingkat kecerdasan emosi, minat utnuk berprestasi dll. Dalam proses assessement, intsrument yang digunakan untuk mengukur hal tersebut menggunakan MSDT dan Papikostik
Penggunaan Test Inventori ini digunakan untuk memperoleh informasi tambahan untuk mengetahui kepribadian, sikap kepemimpinan, dan sebagainya. Test Inventori ini kemudian diintegrasikan dengan informasi-informasi yang telah diperoleh dari latihan-latihan simulasi dalam Assessment Center. Test inventori yang digunakan pada sesi integrasi haruslah relevan dengan satu atau lebih dimensi kompetensi yang menjadi sasaran.
6. Group Discussion
Kasus/permasalahan yang dihadapi dalam diskusi kelompok ada beberapa jenis, yaitu :
(1) Terapung-apung : untuk level Admin dan Staff
(2) Armagedon dan Pesawat Oleng-oleng : untuk level Officer dan Spv
(3) Pilih Lokasi dan Menteri Negara : untuk level Manager
Posisi Para Peserta dan Assessor/Observer
dalam Latihan Simulasi Diskusi Kelompok
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||||||||||||||||
Untuk diskusi kelompok yang peserta-nya melebihi 5 kandidat bisa dilakukan dengan pembagian Assesor menjadi 2 team. Team 1 (Assessor 1 dan assessor 2) dan team 2 (Assessor 3 dan Assessor 4). Lay out yang baik untuk posisi Assessor dalam melaksanakan observasi seperti gambar diatas, yaitu Team 1 (Assessor 1&2) mengamati peserta 1,2,3,4,5, dan 6 sedangkan Team 2 (Assesor 3&4) mengamati peserta 7,8,9,10,11, dan 12. Dengan lay out seperti ini Team 1 & Team 2 dapat mengamati secara langsung/berhadapan dengan peserta yang diamati sehingga terlihat jelas perilaku yang ditampilkan.
Dalam Diskusi kelompok ini ada beberapa kompetensi yang dapat diamati/diobservasi dan dicatat oleh assessor antara lain : Self Confidance, Team Leadership, Flexibility/Adaptability, Team Work, dan Analytical thinking.
- Intruksi awal : anda saat ini dihadapkan pada suatu permasalahan (disesuaikan dengan jenis masalah yang dihadapi), silakan anda tentukan tindakan secara pribadi terhadap permasalahan tersebut.
- Intruksi kelompok : silakan anda diskusikan kedalam kelompok anda, sehingga mencapai suatu kesepakatan bersama. Selama diskusi ini anda tidak boleh voting dalam mengambil kesepakatan.
- Silakan salah satu dari bapak-bapak/ibu membacakan hasil yang telah disepakati dalam diskusi ini.
Setelah proses diskusi kelompok berakhir, para peserta diminta untuk menghentikan seluruh aktivitasnya, kemudian assessor menutup proses diskusi dengan mengucapkan terimakasih kepada peserta atas partisipasinya. Setelah melaksanakan proses observasi saat diskusi kelompok, para assessor mengintegrasikan score sementara secara statistik melalui informasi yang terkumpul selama diskusi dengan acuan interview guidance.
7. ORCE (Observation, Recording, Classification and Evalution)
Pada intinya, aktivitas dan tugas utama seorang Assessor dalam proses assessment adalah melakukan pengamatan, pencatatan, penggolongan dan penilaian atau yang lebih dikenal sebagai konsep ORCE (Observe, Record, Classify, dan Evaluation). Selama menjalani proses simulasi-simulasi dalam Assessment (Group Discussion, Presentation dan Interview), Assessor bertugas melakukan :
(a) Observation/Pengamatan yaitu mengamati perilaku para peserta selama menjalankan aktivitas-aktivitas didalam Assessment .
(b) Recording/Merekam yaitu proses membuat catatan tertulis mengenai perilaku peserta secara verbatim pada waktu kejadiannya untuk dianalisa kemudian. Perilaku dalam hal ini meliputi tindakan dan perkataan Assesse, yang nantinya akan berfungsi sebagai bukti-bukti untuk kinerja dan kemampuan.
(c) Classification/Penggolongan yaitu proses menggolongkan perilaku yang diamati dan mencatat didalam berbagai dimensi kompetensi yang dapat diamati.
(d) Evaluation/Menilai yaitu menilai kinerja para peserta pada tiap dimensi kompetensi dengan memberikan penilaian berdasarkan bukti-bukti yang telah terkumpul.
Selama proses simulasi dan interview berlangsung, Assesor menjalankan ORCE dengan mengamati, merekam/mencatat perilaku, penggolongan dan menilai mengenai apa saja yang dilakukan dan dikatakan oleb para peserta, baik kontribusi-kontribusi yang penting atau perilaku yang mendukung kelancaran proses diskusi kelompok maupun perilaku yang tidak diharapkan atau perilaku menghambat proses diskusi kelompok. Akurasi pencatatan berperan vital dalam proses assessment. Informasi pencatatan ini akan menjadi input pokok yang akan digunakan pada tahap berikutnya, yaitu pengolahan data, penggolongan dan penilaian.
Observasi dan interview merupakan aktivitas esensial dalam implementasi metode utama dari assessment center. Sehubungan dengan itu, assesor harus memperhatikan beberapa hal yang sering menghambat dan menimbulkan bias dalam proses pengamatan dan pencatatan, yaitu :
1. Konsentrasi Assesor berkurang, sehingga menimbulkan kecendrungan pada assessor untuk merekontruksi apa yang dilihat dengan konsep assessor sendiri.
2. Efek kesan pertama yang cukup kuat sehingga dapat membentuk kesan yang kurang berarti (subjektif) pada tahap berikutnya.
3. Efek kontras, dimana kelompok yang sangat aktif dapat membuat seorang peserta yang sebenarnya cukup kontributif menjadi kelihatan kurang aktif dibandingkan keaktifan kelompok secara keseluruhan, ataupun sebaliknya.
4. Seorang yang pintar berbicara dapat menimbulkan kesan yang kurang mendasar (bias). Dalam hal ini assessor harus memperhatikan isi dan konteks yang dibicarakan, baik verbal maupun non verbal.
5. Sentimen atau perasaan suka/tidak suka akan membentuk kesan dan penilaian yang kurang objektif.
D. PENGOLAHAN DATA
Sebelum melakukan proses integrasi data atau penentuan data akhir dari serangkaian simulasi-simulasi interaktif baik yang dilakukan secara kelompok maupun individual, tugas para assesor harus menentukan klasifikasi setiap perilaku dari hasil pengamatan ke dalam dimensi kompetensi yang sesuai sebagai bukti penilaian yang akumulatif. Dalam penggolongan ke dalam dimensi kompetensi, tidak semua perilaku yang telah dicatat dapat digolongkan kedalam suatu dimensi kompetensi yang diukur. Demikian pula sebaliknya, dan sangat memungkinkan terjadi suatu perilaku tertentu yang dapat diklasifikasikan untuk lebih dari satu dimensi kompetensi.
1. Coding dan Scoring
Tahap awal dalam pengolahan data ini adalah proses Coding. Coding adalah suatu proses yang diawali dengan memilih bagian-bagian mana saja dari sekian banyak data transkrip (pada saat interview), catatan perilaku (dalam diskusi kelompok dan presentasi) dari respon tindakan yang dapat digunakan dan yang tidak dapat digunakan sebagai bukti-bukti yang dapat mengindikasikan suatu kompetensi yang akan diukur, baik positif maupun negatif.
Untuk tes Psikologi yang lazimnya berbentuk inventori yang mengungkapkan prefensi, tipe kepribadian, minat, proses coding dilakukan dengan memilih aspek-aspek yang berkaitan dengan dimensi-dimensi kompetensi yang termuat dalam dimensi kompetensi.
Proses akhir pengolahan data adalah proses scoring. Proses scoring merupakan suatu proses pemberian penilaian akhir berupa data kuantitatif yang diperoleh dari kesepakatan dua orang atau lebih assessor sebagai orang yang menilai. Sesi integrasi merupakan media bagi assessor untuk memfokuskan analisis assessor pada keseluruhan kinerja peserta dibandingkan dengan kompetensi model, dan tidak jarang bagi para assesor membutuhkan waktu yang lama dalam proses pengintegrasian data akhir dikarenakan data-data yang diperoleh assesor satu dengan assesor lain mempunyai data yang berbeda. Sehingga pada sesi review ini, para assessor dituntut untuk berpikir terbuka dan objektif sehingga memperoleh kata sepakat dalam pengintegrasian data. Hasil data yang sudah disepakati berupa data kuantitaf akan dimasukkan ke dalam suatu kertas integrasi assessor.
2. Intepretasi Hasil.
Data kuantitatif yang diperoleh dari review assessor akan diolah ke dalam komputer dengan menggunakan program Oracle Developer, sehingga menghasilkan output score dari kompetensi yang diukur. Dimana score tersebut akan menempatkan seseorang pada suatu kriteria tertentu. Penempatan kriteria tersebut akan berbeda dalam jenis jabatan dan level jabatan tertentu. Adapun kriteria yang dimaksud adalah sebagai berikut:
- Tidak Disarankan
- Masih Dipertimbangkan
- Dipertimbangkan
- Disarankan
- Sangat Disarankan
Data hasil assessment akan dikirimkan kepada User (atasan) para peserta, melalui email yang dikirim oleh Team Assessment Careert. Data hasil assessment dikirimkan 1-2 hari setelah proses assessment dilaksanakan. Hasil assessment akan digunakan sebagai dasar pengangkatan seorang karyawan ke tingkat jabatan yang lebih tinggi. Hasil assessment juga bisa digunakan sebagai dasar pemberian pelatihan (Training) dan pengembangan karyawan, serta dapat menjadi dasar pengelompokan karyawan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar