Program Development Salesman

Kata Pengantar

Pengembangan sumber daya manusia merupakan factor kunci untuk perkembangan bisnis perusahaan dan factor kunci bagi perkembangan karir karyawan, sehingga pengembangan sumberdaya manusia harus mendapatkan prioritas yang utama.
Dapat kita bayangkan jika rata-rata kompetensi sumber daya manusia competitor diatas rata-rata kompetensi sumber daya manusia perusahaan kita? Tentu akan sulit bagi kita untuk lebih unggul dari competitor. Begitu juga jika sebaliknya yang terjadi, SDM kita jauh lebih unggul dari competitor, tentu kita akan lebih unggul dari competitor.
Oleh sebab itu pengembangan sumber daya manusia merupakan factor kunci untuk memenangkan persaingan bisnis yang semakin ketat. Begitu juga dengan xxx yang saat ini mulai berbenah untuk memaksimalkan kompetensi sumber daya manusia, diantaranya dengan dilahirkannya buku panduan ini.
Buku ini adalah guidance untuk HRD dan Team Operational dalam mempersiapkan pengembangan salesman baru di PT. xxx. Tbk. Buku dengan judul “Sales Academy” ini merupakan hasil dari komitment management PT. xxx. Tbk. khususnya divisi HRD & divisi Operational bersama dengan HRD Corporate untuk sungguh-sungguh mengembangkan sumber daya manusianya.
Menindaklanjuti komitment tersebut, Corporate Training pun menyusun program untuk salesman baru PT. xxx. Tbk. Tidak hanya program yang disusun, namun buku panduan ini pun juga di susun dengan harapan siapapun dapat menjalankan program ini dan program ini dapat semakin disempurnakan.
Dalam program ini terdiri dari delapan fase yang harus dilalui oleh salesman baru sehingga dapat menjadi salesman yang sesuai dengan kriteria xxx. Ke delapan fase tersebut meliputi :
Fase I             Merupakan Fase Pra Development, dimana team recruitment melakukan pencarian calon salesman xxx.
Fase II            Merupakan Fase Opening Program, dimana peserta mendapat penjelasan tentang program dan pengenalan perusahaan.
Fase III           Merupakan Fase In Class Training, dimana peserta mendapatkan pembekalan training mengenai salesman.
Fase IV           Merupakan Fase On The Job Training, dimana peserta mendapatkan kesempatan untuk praktek langsung menjadi seorang salesman
Fase V            Merupakan Fase Evaluasi, dimana peserta di ukur potensinya sebagai salesman. Pada fase ini jika sales trainee tidak lulus dalam evaluasi, maka sales trainee harus keluar dari program ini.
Fase VI           Merupakan Fase Reality Activity, dimana peserta sungguh-sungguh menjalankan fungsi sebagai salesman dengan target yang sudah ditentukan..
Fase VII          Merupakan Fase Final Evaluation, dimana peserta akan di nilai kemampuannya sebagai salesman, jika lulus maka akan ditetapkan sebagai karyawan xxx, namun jika gagal maka akan keluar dari program.
Fase VIII         Merupakan Fase Permanen, dimana karyawan diangkat sebagai karyawan tetap dengan SK yang dikeluarkan oleh perusahaan.
Demikian buku ini dibuat agar dapat dijadikan sebagai panduan perusahaan dalam mengembangkan sumber daya manusianya dan tentu saja sangat diharapkan masukan dari berbagai pihak agar program ini menjadi semakin sempurna.

Penulis

Yustinus Eko Raharjo

Daftar Isi

Kata Pengantar                                                                                                                       ii
Daftar Isi                                                                                                                                 iii

1. Bab I.   Over View Program                                                                                              1
   1. Latar Belakang                                                                                                      1
   2. Tujuan                                                                                                                   1
   3. Kualifikasi Peserta                                                                                                            2
   4. Ketentuan Program                                                                                              2
   5. Metode                                                                                                                 3
   6. Mentor                                                                                                                  3
   7. Evaluasi                                                                                                                 4
2. Bab II.  Tahapan Basic Sales Trainee Program                                                                5
   1. Fase 1 : Pra Development                                                                                     5
      1. Recruitment & Selection                                                                                5
      2. Perjanjian Kerja                                                                                              5
   2. Fase 2 : Opening Program                                                                                    6
   3. Fase 3 : In Class Training                                                                                      6
   4. Fase 4 : On The Job Training                                                                                7
      1. Meng-Observasi Sales Supervisor atau Salesman Senior                              7
      2. Forum Group Discussion                                                                                 8
      3. Di Observasi                                                                                                    8
   5. Fase 5 : Evaluasi &Clossing                                                                                   9
   6. Fase 6 : Acting Salesman                                                                                      10
      1. Real Activity 1                                                                                                 10
      2. Real Activity 2                                                                                                 11
   7. Fase 7 : Final Evaluation                                                                                       11
3. Bab III. Anggaran Biaya                                                                                                    13
4. Bab IV. Penutup                                                                                                                14
5. Bab V.  Persetujuan Program                                                                                           15

BAB 1

OVERVIEW PROGRAM

1. A.   LATAR BELAKANG

Dalam upaya memenuhi permintaan tenaga kerja yang berpengalaman, khususnya untuk di daerah tertentu di department sales, cukup mengalami kesulitan. Kesulitan tersebut diantaranya disebabkan oleh minimnya jumlah kandidat yang melamar (kuantitas) maupun kualitas dan kompetensi dari kandidat yang melamar.
Seiring dengan perkembangan PT. xxxx. Tbk. sebagai perusahaan distribusi, maka dibutuhkan perencanaan tenaga kerja yang efektif dan efisien. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja tersebut dapat dilakukan bila strategic recruitment disinergikan dengan pembentukan tenaga kerja yang siap pakai, sehingga kebutuhan permintaan tenaga kerja disetiap cabang dapat langsung terpenuhi sesuai waktu dan tingkat kompetensinya.
Berkaitan dengan hal-hal diatas, HRD mengusulkan pelaksanaan “Sales Academy”, yaitu sebuah program pengembangan karyawan baru untuk dipersiapkan menjadi salesman yang professional”. Program ini diperuntukkan kepada calon karyawan yang baru lulus dari sekolah, baik setingkat SMA/SMEA.
Diharapkan dengan pelaksanaan program ini, xxx memiliki stock calon salesman yang ideal dan berkualitas sehingga proses recruitment salesman berpengalaman di xxx tidak menjadi momok lagi.

1. B.   Tujuan :
   1. Memenuhi kebutuhan salesman untuk seluruh cabang xxx
   2. Mengembangkan salesman yang memiliki visi, misi, nilai dan kompetensi sesuai dengan kebutuhan xxx
   3. Mendukung perkembangan xxx
2. C.   Kualifikasi Peserta :

1. Persyaratan umum
lJenis Kelamin          : Pria
lPendidikan             : SMA Sederajat
lJurusan                  : Segala Jurusan
lUsia Maksimal         : 21 tahun
2.  Persyaratan utama
l  Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
l  Berintegritas yang tinggi
l  Berorientasi pada hasil kerja.
l  Berjiwa melayani.
l  Dapat bekerja dalam tim.
3.  Persyaratan lain
l  Bersedia ditempatkan di seluruh cabang perusahaan.

1. D.  Ketentuan Program
   1. Peserta Sales Academy yang sudah lulus seleksi akan menjalani masa magang (pendidikan) selama 11 hari. Jika lulus program Sales Trainee akan ditetapkan sebagai salesman PKWTT.
   2. Sales Trainee wajib mengikuti semua program yang disiapkan oleh perusahaan.
   3. Evaluasi akan dilakukan secara berkala mengikuti Sales Academy.
   4. Jika dalam proses evaluasi, dinilai bahwa Sales Trainee kurang memenuhi persyaratan, maka dia akan dikeluarkan dari Sales Academy atau bersedia mengundurkan diri.
   5. Selama masa pendidikan, jika Sales Trainee mengundurkan diri sebelum masa ikatan dinas berakhir, maka Sales Trainee wajib mengembalikan biaya pendidikan.
   6. Sales Trainee bersedia bekerja dengan sistem sesuai ketentuan yang berlaku di perusahaan.
   7. Sales Trainee bersedia untuk ditempatkan diseluruh cabang xxx.

E. Metode
Jenis metode pengembangan yang akan digunakan dalam Program MT adalah sebagai berikut:

1. Classroom Training

Instruksi formal tersetruktur yang disampaikan di dalam lingkungan kelas oleh instruktur yang kompeten.

1. On The Job Training

Pelatihan terstruktur yang tujuan-tujuannya pembelajarannya dicapai di dalam lingkungan dan menjalankan tugas-tugas pekerjaan.

1. Shadowing

Peluang untuk observasi individu tertentu yang mendemonstrasikan strategi-strategi kerja yang sukses.

1. Discussion with Subject Matter Expert

Sesi tanya jawab terstruktur dengan ahli di bidang tertentu, untuk mempelajari tugas-tugas tertentu.

1. Reading

Buku-buku dan artikel-artikel yang dipilih untuk meningkatkan pemahaman mengenai topik tertentu.
F. Mentor

1. Mentor ditentukan oleh Departemen HRD dan Departemen Sales
2. Jabatan Mentor yaitu Supervisor Sales
3. Mentor yang ditentukan diharapkan telah memiliki jam terbang yang cukup dalam posisi Supervisor level, memiliki keteladanan, keihklasan untuk membina siapapun yang menjadi Sales Trainee.
4. Secara umum tugas mentor adalah melakukan mentoring, coaching, dan counselling selama praktek lapangan.

l  Mentoring merupakan kegiatan bimbingan yang dilakukan seorang mentor untuk membantu Sales Trainee memahami proses pembelajaran/ pengembangan dengan lebih efektif.
l  Coaching merupakan kegiatan mengarahkan, melatih, dan memberikan orientasi kepada Sales Trainee mengenai pekerjaan yang telah dan akan diembannya.
l  Counseling merupakan kegiatan membantu Sales Trainee mengatasi barriers (hambatan) serta mendiskusikan permasalahan yang terjadi untuk mencari solusi terbaik sehingga peran Sales Trainee dapat optimal.
G. Evaluasi

1. Di setiap tahapan program, Sales Trainee akan dievaluasi secara berkala.
2. Metode yang dipakai adalah tes tertulis, interview & presentasi project.
3. Pengevaluasi (Assessor) adalah HRD dan Sales Departement yang telah ditentukan.

BAB 2

TAHAPAN BASIC SALES TRAINEE PROGRAM

Pada bab ini akan dijelaskan bagaimana mengelola program ini sehingga dapat berjalan dengan baik dan sesuai program yang sudah ditentukan. Penjelasan yang akan dijabarkan meliputi : apa yang harusnya dilakukan oleh sales trainee dan PIC program, durasi yang dibutuhkan untuk setiap aktifitas. Pada fase 2 sampai fase 7, status karyawan adalah magang dan pada fase 8 status karyawan adalah PKWTT atau karyawan tetap.

1. A.   Fase 1 : Pra Development
   1. 1.   Recruitment & Selection.

a. Durasi.
Waktu yang diperlukan untuk tahap rekrutmen & seleksi ini yaitu 30 hari.
b. Aktivitas PIC.
Recruitment:
l  Membuka iklan lowongan Sales Academy melalui berbagai media yang tepat untuk kualifikasi sebagai Sales Trainee.
l  Melakukan proses seleksi Sales Trainee melalui psikotest dan interview sehingga mendapatkan Sales Trainee sesuai kualifikasi.

1. 2.   Perjanjian Kerja

a. Durasi.
Waktu untuk tahap ini adalah 1 hari.
b. Aktivitas PIC.
   Human Resource :
ü  Menginformasikan segala hal yang terkait dengan compensation & benefit kepada Sales Trainee.
ü  Menginformasikan kontrak kerja Sales Academy.
ü  Membantu Sales Trainee dalam pengisian perjanjian kerja.

1. B.   Fase 2 : Opening Program.

a. Durasi.
Waktu untuk tahap opening program adalah 1 hari.
b. Aktivitas PIC.
   Trn Mgr/Pga Mgr:
ü  Memfasilitasi aktivitas pembukaan Sales Academy dari mulai persiapan sampai dengan pelaksanaan pembukaan program.
ü  Membuat run down acara pembukaan program.
ü  Mengelola semua hal terkait aktivitas pembukaan program.
ü  Melakukan pembukaan program.
ü  Memberikan penjelasan Sales Academy.
ü  Memberikan penjelasan tentang identitas perusahaan dalam Induction Training.
ü  Mengajak peserta untuk ramah tamah
ü  Memberikan motivasi kepada peserta
ü  Memperkenalkan peserta kepada semua karyawan di cabangnya.

1. C.   Fase 3 : In Class Training

a. Durasi.
Waktu untuk tahap In Class Training adalah 3 hari.
b. Aktivitas PIC.
Training Mgr/PGA Mgr :
ü  Memfasilitasi aktivitas in class training selama 3 hari.
ü  Membuat jadwal in class training.
ü  Menghubungi internal trainer yang akan mengisi in class training sesuai jadwal yang telah ditetapkan.
ü  Menyiapkan materi dan evaluasi 'in class training'
ü  Mengelola semua hal terkait aktivitas 'in class training' .
ü  Memfasilitasi aktivitas evaluasi level 1 dan 2.
ü  Menyiapkan materi training yang akan disampaikan saat in class training.
ü  Menyampaikan/ mempresentasikan materi training.

1. D.  Fase 4 : On The Job Training
   1. 1.   Meng-observasi Sales Spv / Salesman Senior.

a. Durasi.
Waktu yang dibutuhkan untuk melakukan observasi adalah 2 hari.
b. Aktivitas PIC.
Sales Spv / Salesman Senior
ü  Mengajak Sales Trainee untuk menawarkan product ke customer.
ü  Menjelaskan bagaimana proses penawaran product akan dilakukan.
ü  Memperagakan aktifitas Salesman saat menawarkan product kepada Customer.
ü  Menjelaskan proses peragaan yang telah dilakukan dilapangan.
ü  Mengajak diskusi hasil peragaan penjualan.
Sales Trainee
ü  Mengikuti aktifitas penawaran product di lapangan
ü  Melakukan pengamatan / observasi terhadap aktifitas Sales Spv / Salesman Senior saat melakukan penjualan
ü  Mendengarkan penjelasan, diskusi dan bertanya jika dirasa ada hal yang kurang dipahami.
ü  Mengikuti aktifitas penjualan sampai selesai
ü  Mencatat aktifitas yang sudah dilakukan.

1. 2.   Forum Group Discusion.

a. Durasi.
Waktu yang dibutuhkan untuk aktifitas Forum Group Discusion yaitu selama  1 hari.
b. Aktivitas PIC.
Training Manager / PGA Manager
ü  Memfasilitasi ruangan untuk melakukan FGD
ü  Mengundang Sales Manager atau team sales untuk memberikan masukan
ü  Memfasilitasi peserta untuk presentasi menyampaikan pengalamannya saat melakukan observasi
ü  Memfasilitasi peserta untuk diskusi
ü  Memberikan kesempatan kepada peserta untuk membuat laporan observasi

1. 3.   Di Observasi.

a. Durasi.
Waktu yang dibutuhkan untuk di observasi oleh Sales Spv /  Salesman Senior yaitu selama  2 hari.
b. Aktivitas PIC.
Sales Spv / Salesman Senior
ü  Meminta Sales Trainee untuk melakukan aktifitas menjual product
ü  Melakukan observasi terhadap aktifitas Sales Trainee saat melakukan  aktifitas menjual product
ü  Mencatat setiap hasil observasi
ü  Memberikan masukan kepada Sales Trainee
ü  Memberikan penilaian secara keseluruhan terhadap kemampuan Sales Trainee dalam melakukan aktifitas menjual product.
Sales Trainee
ü  Melakukan aktifitas menjual
ü  Meminta masukan dari Sales Spv / Sales Senior
ü  Mencatat pengalaman aktifitas menjual dan mencatat masukan dari Sales Spv / Sales Senior

1. E.   FASE 5 : EVALUASI & CLOSING

Pada fase ini Sales Trainee akan di uji kompetensinya oleh team evaluasi, keberhasilan sales trainee pada evaluasi ini menentukan kelanjutan peserta untuk masuk fase selanjutnya, namun sebaliknya jika peserta gagal dalam evaluasi ini, maka Sales trainee akan keluar dari Sales Academy.
a. Durasi.
Waktu yang dibutuhkan untuk evaluasi dan yaitu 2 hari.
b. Aktivitas PIC.
HR & Sales
ü  Team Evalusi terdiri dari HR (Trn Mgr dan atau Pga Mgr) dan Sales (SM dan atau BM)
ü  Tugas team evaluasi adalah menguji kompetensi Sales Traine sebagai salesman.
ü  Metode yang digunakan untuk menguji Sales Trainee adalah Panel, dimana Sales Trainee mempresentasikan materi dan team evaluasi mengajukan pertanyaan.
ü  Team evaluasi berkewajiban memberikan masukan untuk perbaikan kepada Sales trainee
ü  Menginformasikan siapa saja Sales Trainee yang lulus evaluasi
ü  Menginformasikan Sales Trainee yang lulus evaluasi maka akan melanjutkan fase berikutnya, yaitu ikatan dinas.
Sales Trainee
ü  Sales Trainee mempresentasikan mengenai konsep salesman dan menceritakan pengalamannya selama OJT.
ü  Sales Trainee menjawab semua pertanyaan team evaluasi.
ü  Jika Sales Trainee gagal / tidak lulus dalam evaluasi, maka Sales Trainee keluar dari Basic Sales Trainee Program.

1. F.   FASE 6 : ACTING SALESMAN

Karyawan yang lulus evaluasi masuk pada fase ini, yaitu fase acting salesman, dimana Sales Trainee sungguh-sungguh menjalankan tugas dan tanggung jawab sebagai Salesman. Status karyawan pada fase ini adalah ikatan dinas.

1. 1.   Real Activity I 

a. Durasi.
Waktu yang dibutuhkan untuk Real Activity I adalah 90 hari.
b. Aktivitas PIC.
Sales Trainee
ü  Sales Trainee menjalankan jobdes sebagai salesman
ü  Sales Trainee mendapatkan target jumlah kunjungan 100%
ü  Sales Trainee mendapat target sales 70%
ü  Sales Trainee mendapatkan bonus sesuai system insentif yang berlaku
ü  Sales Trainee mendapat penggantian bensin Rp 150/Liter
ü  Sales Trainee mendapat sewa motor Rp 250.000/Bulan
ü  Sales Trainee aktif mengembangkan diri dengan berbagai macam metode, diantaranya diskusi dengan atasan, diskusi dengan salesman senior, membaca buku, dll.
2. Evaluasi
ü  Evaluasi dilakukan oleh team HR dan Sales
ü  Bentuk evaluasi panel
ü  Sales Trainee mempresentasika hasil kerjanya
ü  Team evaluasi menguji Sales Trainee

1. 3.   Real Activity II 

a. Durasi.
Waktu yang dibutuhkan untuk Real Activity II adalah 45 hari.
b. Aktivitas PIC.
    Sales Trainee
ü  Sales Trainee menjalankan jobdes sebagai salesman
ü  Sales Trainee mendapatkan target jumlah kunjungan 100%
ü  Sales Trainee mendapat target sales 100%
ü  Sales Trainee mendapatkan bonus sesuai system insentif yang berlaku
ü  Sales Trainee mendapat penggantian bensin Rp 150/Liter
ü  Sales Trainee mendapat sewa motor Rp 250.000/Bulan
ü  Sales Trainee aktif mengembangkan diri dengan berbagai macam metode, diantaranya diskusi dengan atasan, diskusi dengan salesman senior, membaca buku, dll.

1. G.   Fase 7 : Final Evaluation

Fase ini adalah final evaluasi bagi Sales Trainee yang akan di uji kompetensinya oleh team evaluasi, keberhasilan sales trainee pada evaluasi ini menentukan diangkat atau tidaknya Sales Trainee sebagai karyawan tetap (PKWTT).
a. Durasi.
Waktu yang dibutuhkan untuk evaluasi dan yaitu 1 hari.
b. Aktivitas & PIC.
HR & Sales
ü  Team Evalusi terdiri dari HR (Trn Mgr dan atau Pga Mgr) dan Sales (SM dan atau BM)
ü  Tugas team evaluasi adalah menguji kompetensi Sales Traine sebagai salesman.
ü  Metode yang digunakan untuk menguji Sales Trainee adalah Panel, dimana Sales Trainee mempresentasikan materi dan team evaluasi mengajukan pertanyaan.
ü  Team evaluasi berkewajiban memberikan masukan untuk perbaikan kepada Sales Trainee
ü  Menginformasikan siapa saja Sales Trainee yang lulus final evaluasi
ü  Mengajukan pembuatan SK PKWTT.
Sales Trainee
ü  Sales Trainee mempresentasikan mengenai konsep salesman dan menceritakan pengalamannya selama OJT.
ü  Sales Trainee menjawab semua pertanyaan team evaluasi.
ü  Jika Sales Trainee gagal / tidak lulus dalam evaluasi, maka Sales Trainee hubungan kerja antara Sales Trainee & PT. xxx berakhir.

BAB III

ANGGARAN BIAYA

Untuk melaksanakan program ini, tentu dibutuhkan investasi pengembangan sumberdaya manusia, berikut rincian kebutuhan biaya investasinya:

Biaya Training
No	Paket Training	Biaya Per Peserta	20 Peserta	Total	Keterangan
1	Uang Saku	Rp         50,000	Rp     1,000,000	Rp        3,000,000	3 hari training
2	Coffee Break	Rp         10,000	Rp         200,000	Rp            600,000	3 hari training
3	Makan Siang	Rp         20,000	Rp         400,000	Rp        1,200,000	3 hari training
4	Fee Instruktur (Mgr)	Rp      200,000		Rp            600,000	3 kali mengajar, diberikan jika 50% lulus
5	Fee Pendamping OJT	Rp      100,000		Rp        2,000,000	20 peserta, diberikan kalau lulus
Jumlah				Rp        7,400,000
Biaya Operational
No	Paket Training	Biaya Per Peserta	20 Peserta	Total	Keterangan
1	Salary	Rp   1,530,000	Rp   30,600,000	Rp      91,800,000	3 Bulan masa ikatan dinas
2	Sewa Motor	Rp      250,000	Rp     5,000,000	Rp      15,000,000	3 Bulan masa ikatan dinas
3	Subsidi Bensin	Rp      400,000	Rp     8,000,000	Rp      24,000,000	3 Bulan masa ikatan dinas, 150/KM, 400.000 adalah rata-rata bensin per bulan
4	Paket Insentif	Rp      300,000	Rp     6,000,000	Rp      18,000,000	Jika capai target bonus 100rb - 1jt, rata-rata 300 rb
Jumlah				Rp   148,800,000
Total Biaya Training & Operational				Rp   156,200,000

BAB IV

PENUTUP

1. Basic Sales Trainee Program diarahkan untuk menciptakan salesman yang berkompetensi, paham tentang bisnis proses operasional sales, dan dapat mencapai kinerja yang diharapkan di mana dalam pembinaan dan pengembangannya akan memerhatikan aspek fisik, intelektual, kreativitas, emosi, dan spiritual.

1. Semua pihak di PT xxx. harus mengerti dan memahami Sales Academy ini sehingga program ini akan berjalan dengan baik dan setiap Sales Trainee dapat belajar dengan efektif dalam suasana yang nyaman.   Sebaliknya, setiap Sales Trainee harus lebih aktif dan terbuka untuk belajar, lebih terbuka untuk diperkaya kompetensinya, dan lebih peka terhadap lingkungan barunya.

1. Basic Sales Trainee Program ini akan dikembangkan dan disempurnakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

BAB V

PERSETUJUAN PROGRAM

Sales Academy

Dengan ini management PT. xxxxx. Tbk. Menyetujui program Sales Academy untuk di jalankan di PT. xxx. Tbk. Untuk pengembangan dan perbaikan akan dilakukan terus menerus sesuai tuntutan bisnis.
Jakarta ……………….2012

Dibuat Oleh

Dikoreksi Oleh

Disetujui Oleh